Checklist de evento corporativo: 6 dicas para elaborar o seu

Quando se trata de criar experiências para os colaboradores, o planejamento de evento corporativo demanda uma organização criteriosa.

Por se tratar de um público exigente, os detalhes devem ser programados e os riscos devem ser previstos. Para isso, a equipe precisa contar com um bom checklist.

Quer entender como uma simples lista de verificação pode fazer toda a diferença na execução do seu evento? Continue a leitura e conheça quais itens são indispensáveis!

Primeiramente, por que fazer um checklist de evento corporativo?

Tenha em mente que, por mais planejadas que sejam suas ações, um evento tem vida própria. A função do checklist de evento corporativo, neste caso, é garantir que os participantes desfrutem a experiência de forma plena e sem contratempos.

Considere que o encontro representa a imagem da sua empresa. Logo, o esforço da equipe de organização deve estar em oferecer um serviço que facilite o desenvolvimento, o networking e as oportunidades de negócios.

6 dicas para o seu checklist de evento corporativo

Descubra quais são os 6 itens indispensáveis que você deve conferir para que tudo ocorra perfeitamente no seu evento corporativo!

1.Faça um cronograma de atividades:

O checklist deve começar a partir da elaboração de um cronograma de atividades que será utilizado ao longo de todo o período como um guia e que servirá o tempo todo de base para as ações que precisam ser implementadas a fim de que o evento corporativo seja um sucesso. 

É fundamental que o cronograma de atividades tenha a data e a hora de início de cada ação, assim como o prazo de término seguindo o mesmo padrão. 

Essa simples prática garante que tudo ocorra dentro do tempo esperado e que atrasos sejam evitados.

2.Defina a data e horário do evento:

Para começar o seu cronograma de atividades defina a data do evento a partir de um levantamento prévio dos feriados do ano e da disponibilidade de agenda do seu público alvo. 

Afinal, esse fator pode ser o elemento essencial para o êxito ou para o insucesso do evento corporativo. 

De nada vai adiantar montar uma estrutura impecável se o quórum dos presentes for muito pequeno ou abaixo do esperado.

3.Determine os responsáveis para cada setor:

É imprescindível delegar tarefas de acordo com cada setor do evento, essa é uma maneira simples de dividir as obrigações, estabelecer responsáveis e depois conseguir checar com cada um se tudo foi feito conforme o programado. 

Os setores podem ser: Alimentação, se houver; Marketing (divulgação, convites, brindes); Cenografia (iluminação e sonorização); Recursos humanos (palestrantes, staff (limpeza, segurança, foto e vídeo) e assessoria de um dia para o evento).

4.Defina o espaço para que o evento corporativo aconteça:

É preciso que esse ambiente seja confortável, bem equipado e tenha uma boa infraestrutura geral no que se refere aos banheiros, assentos, cozinha e até mesmo saída de emergência. 

Por essa razão, é necessário fazer uma visita presencial ao local para olhar de perto, e com uma análise bem criteriosa, se é ou não o espaço ideal para receber o evento da empresa.

5.Selecione os fornecedores:

Alguns serviços podem ser terceirizados e nesse caso é recomendado checar a reputação dos fornecedores envolvidos ou ainda pedir indicações de membros da equipe.

Todos esses cuidados visam evitar a contratação de prestadores de serviços que possam comprometer o bom andamento do evento.

6.Escolha os meios de divulgação de acordo com o público:

Para cada público existe um meio de divulgação ideal, de modo que é indicado fazer um levantamento de dados prévio, acerca de informações que possam embasar a decisão referente ao meio de divulgação que será utilizado.

O que mais não pode faltar no seu checklist?

O checklist de evento corporativo é o ponto de partida para o desdobramento do planejamento.

Após essa fase, ele também terá o papel fundamental de assegurar a execução do evento. Acompanhe os dez itens que não podem faltar na sua lista!

1. Principais dados do evento: tipo de evento, nome, descrição geral.
2. Locais extras: selecione algumas alternativas caso necessário.
3. Previsão de público: estimativa de participantes e cuidado para evitar superlotação.
4. Equipe de organização: composição completa da equipe e contingência para ausências.
5. Programação das atrações: seleção de atividades e momentos de interação.
6. Estrutura e equipamentos: garantia de disponibilidade e testes prévios.
7. Opções de alimentação: escolha de alimentos e bebidas acessíveis e práticos.
8. Logística de execução: roteiro detalhado para um timing preciso.
9. Cerimonial do evento: documento para orientar a sequência da programação.
10. Campanha de comunicação: divulgação antecipada e alinhada à comunicação corporativa.

Qual ferramenta usar para fazer um checklist eficiente?

Para montar seu checklist de evento corporativo, você pode usar desde planilhas no Google Sheets até aplicativos como o Evernote ou o Wunderlist. 

O importante é que a lista seja acessível e visível para as pessoas-chave que farão parte da coordenação do evento. 

Procure atualizar seu checklist tão logo as tarefas sejam cumpridas.

Por que o Resort Fazenda São João é o melhor local para o seu evento corporativo

Com mais de 3.800 eventos com resultados positivos já realizados, o Resort Fazenda São João é a escolha certa para o seu evento corporativo. 

Realize seu evento aqui e dê o check, sem nenhuma preocupação extra, nos itens da lista citados anteriormente.

Afinal, nossa infraestrutura interna e externa, aliada aos serviços e equipamentos de alta qualidade e equipe especialista no assunto garantem o sucesso do seu evento.

Estrutura interna

O complexo de eventos do Resort Fazenda São João é composto por 03 centros independentes, que reúnem várias salas com dimensões de 41m² a 300m², disponíveis para diversos tipos de montagens – auditório, escolar, espinha de peixe, formato em U, com uso de mesas redondas ou retangulares.

Estrutura externa

O Resort possui uma área verde com 130.000 m², proporcionando a idealização de diversos ambientes para exposições, outdoor trainings e dinâmicas comportamentais. 

Além disso, o complexo inteiro pode ser utilizado no evento para desenvolver ambientes e situações externas, por exemplo atividades e práticas esportivas, além de confraternizações tematizadas. 

Uma equipe altamente qualificada de recreadores está apta a colaborar na elaboração de ações lúdicas que geram engajamento e união.

Serviços e equipamentos

Além dos serviços essenciais como alimentação e suporte técnico, possuímos uma equipe dedicada que acompanha a realização dos eventos do começo ao fim e é capacitada para atender de forma ágil e descomplicada as principais demandas que surgem durante os eventos. 

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