Centro de Convenções: 7 Dicas para Escolher o Ideal

Escolher o centro de convenções ideal para um evento corporativo pode ser desafiador. Esse tipo de evento exige uma estrutura robusta, boa localização e diversos serviços que garantam o sucesso do encontro. 

Se está planejando uma conferência, treinamento ou encontro empresarial esse conteúdo foi feito para você, continue a leitura e confira todos os detalhes.

Vamos lá?

7 dicas para escolher o centro de convenções ideal

Fatores como infraestrutura, localização e serviços oferecidos pelo centro de convenções têm um grande impacto na organização e execução. Confira 7 dicas essenciais para ajudar você a tomar a melhor decisão e garantir que seu evento corporativo seja um sucesso:

1. Verifique a Infraestrutura

O primeiro ponto a observar é a infraestrutura do local. Um bom espaço para evento corporativo deve contar com salas amplas e climatizadas, tecnologia de ponta para apresentações (como projetores e sistemas de som), além de um layout que possa ser adaptado ao tipo de evento. 

Além disso, verifique se o local tem áreas de apoio, área para coffee breaks e estacionamentos.

2. Capacidade adequada ao seu evento

O tamanho do centro de convenções precisa ser compatível com a quantidade de participantes. Para isso, calcule o número estimado de convidados e certifique-se de que o local escolhido acomode confortavelmente todos. 

É importante que o ambiente não fique nem muito apertado nem disperso demais. Se o evento inclui workshops ou atividades simultâneas, verifique a disponibilidade de salas menores para esses encontros.

3. Localização estratégica

A localização é fundamental para o sucesso de um evento. Um centro de convenções bem localizado, próximo a hotéis – ou até mesmo dentro de um Resort, como é o caso do São João, aeroportos e rodovias, facilita a chegada dos participantes. 

Isso é especialmente importante para eventos corporativos que recebem convidados de diferentes regiões. Além disso, considere se a área ao redor oferece opções de lazer e alimentação, o que pode tornar a experiência mais agradável para os participantes.

4. Serviços oferecidos

Além do espaço físico, um bom centro de convenções deve oferecer serviços adicionais como suporte técnico, equipe de segurança, limpeza e serviços completos de buffet, o que pode ser uma conveniência para evitar a contratação de fornecedores externos. 

Verifique também se o local dispõe de geradores de energia para imprevistos e suporte de TI para lidar com falhas técnicas durante o evento.

5. Custo-benefício

O valor pode variar bastante dependendo do porte do evento e dos serviços contratados. Para obter um bom custo-benefício compare o que está incluso no pacote oferecido por cada centro de convenções. 

Algumas opções podem parecer mais caras inicialmente, mas incluir uma série de serviços que acabam compensando. Não se esqueça de negociar descontos ou condições especiais para eventos recorrentes.

6. Tipos de eventos corporativos

Os tipos de eventos corporativos mais realizados em centros de convenções variam desde seminários, congressos e workshops até treinamentos e lançamentos de produtos. 

Cada tipo de evento pode ter exigências específicas como divisórias móveis para personalizar o espaço ou áreas de exposição para stands. Certifique-se de que o centro de convenções seja flexível e adaptável ao seu tipo de evento.

7. Feedback de eventos anteriores

Por fim, sempre peça referências e busque feedbacks de empresas que já realizaram eventos no local. Isso pode evitar surpresas desagradáveis e ajudar a confirmar a qualidade dos serviços. 

Comentários sobre a organização, atendimento e suporte oferecido pelo centro de convenções podem ser decisivos na hora de escolher.

E aí, gostou do conteúdo sobre centro de convenções ideal?

Ao organizar um evento corporativo, a escolha do centro de convenções pode ser determinante para o sucesso da ocasião. Certifique-se de que o espaço escolhido ofereça uma infraestrutura moderna, esteja bem localizado, tenha a capacidade adequada e ofereça serviços essenciais para um evento de alto nível. 

Avaliar o custo-benefício e coletar feedbacks de eventos anteriores também são fatores importantes para tomar a melhor decisão. Agora que você já sabe o que considerar, é hora de começar a planejar!

Quer saber mais sobre como organizar um evento corporativo perfeito? Entre em contato com o Resort Fazenda São João e descubra as vantagens de realizar seu evento em nosso espaço exclusivo!

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