Planejamento de evento corporativo: 4 dicas para evitar imprevistos

Os imprevistos em eventos são muito comuns, mas também podem trazer um grande estresse para os organizadores. Se você ainda não se planeja para combater esses contratempos, está na hora de começar a fazer isso!

Apesar de muito comuns, existem formas simples de se proteger contra esses acontecimentos, Se você quer saber como evitar imprevisto em evento, continue a leitura deste post!

Como evitar imprevisto em evento?

Todo evento está sujeito a imprevistos, mas isso não significa que você não pode se preparar para eles. O fato é que você deve redobrar a atenção na hora do planejamento e pensar em todos os possíveis imprevistos.

É importante criar saídas para cada situação não planejada e ter alguém preparado para lidar com elas calmamente. A prevenção pode evitar muita dor de cabeça e ainda combater grandes prejuízos.

Para isso, você pode se basear em eventos anteriores: o que deu errado? O que poderia ser melhor? Encontre soluções e estratégias preventivas para essas situações, mas não se esqueça de analisar o cenário completo e imaginar outros possíveis acontecimentos.

Dicas para combater os imprevistos em eventos

Para te ajudar a combater esses imprevistos em eventos, listamos ações básicas que fazem toda a diferença no planejamento. Anota aí:

1. Defina bem as tarefas para a equipe

Durante o planejamento, você deve definir bem quem vai fazer o que e dividir as tarefas de forma adequada. Lembre-se de não sobrecarregar ninguém e de preparar a sua equipe para os possíveis imprevistos.

Quando alguma coisa dá errada é importante que os organizadores e a equipe de apoio mantenham a calma para orientar o público e evitar que a situação fuja do controle.

2. Escolha bem fornecedores e empresas terceirizadas

Um cuidado importante para evitar atrasos, falta de entrega e trabalho de baixa qualidade é a escolha dos prestadores de serviço. Seja o Buffet, o som, gravação, palestrantes, equipe de limpeza ou de segurança: pesquise muito bem antes de contratar!

Busque indicações, verifique comentários de quem já utilizou o serviço, converse com os funcionários e tire dúvidas antes de fechar negócio. Faça um cronograma também para controlar prazos e responsabilidades de cada um.

3. Faça um plano B

Faça muitos planos alternativos para resolver imprevistos. Se chover, o local tem um bom acesso? Providencie cobertura, se necessário. E se a energia acabar? Lembre-se de ter um gerador pronto para uso.

Pense em tudo o que pode dar errado e crie soluções fáceis de serem aplicadas no dia do evento. Compartilhe esse planejamento com a equipe para que todos saibam o que fazer para resolver os problemas.

4. Tenha um responsável para cuidar apenas de imprevistos

É importante que todos saibam como agir caso algum problema aconteça, mas designar um responsável para os imprevistos é essencial. Essa pessoa terá apenas esse foco e poderá comandar a situação, encontrando a solução mais rápida.

Para garantir um evento sem dor de cabeça, é importante escolher um local com boa infraestrutura e todo o apoio necessário. Neste caso, o Hotel Fazenda São João é a escolha ideal para você!

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