Evento Corporativo: Tudo o que Você Precisa Saber

Evento corporativo é uma excelente oportunidade para empresas fortalecerem seus laços internos, promoverem suas marcas e até gerarem novos negócios. Organizar, no entanto, exige planejamento, atenção aos detalhes e compreensão das necessidades dos participantes. 

No conteúdo de hoje vamos explorar os pontos mais importantes para garantir que seu evento corporativo seja memorável e eficaz. Desde o planejamento inicial até o pós-evento, acompanhe as dicas e tendências que farão a diferença.

Vamos lá?!

Permanentemente, vamos falar sobre o planejamento de um evento corporativo

Antes de mais nada, o planejamento é o ponto de partida para qualquer evento corporativo. A primeira coisa que deve ser definida é o objetivo do evento. Isso pode variar entre promover uma confraternização, realizar uma capacitação ou até mesmo divulgar um novo produto ou serviço. 

O objetivo do evento determinará cada etapa subsequente como a escolha do local, o tipo de atividade a ser realizada e até a escolha de datas.

Defina o objetivo do evento

Ter clareza sobre o objetivo do evento é fundamental. Por exemplo, um evento para engajar a equipe deve ser focado em dinâmicas de grupo e atividades colaborativas. 

Já um evento para networking pode ser mais informal com momentos dedicados ao contato entre os participantes.

Escolha do local: centro de convenção ou outros espaços?

A escolha do local é outro aspecto fundamental. Se o evento for grande e envolver múltiplas atividades, um centro de convenções pode ser a opção ideal. Esses espaços são preparados para receber grandes públicos e oferecem a infraestrutura necessária para diferentes tipos de eventos. 

Porém, se a ideia for algo mais intimista, uma sala de conferências ou um local alternativo como uma casa de eventos ou até mesmo o ambiente corporativo pode ser mais adequado.

Além disso, a acessibilidade do local e a proximidade de transporte público são aspectos que não podem ser ignorados. Certifique-se de que o local escolhido seja fácil de acessar para todos os participantes.

Como planejar os custos

Montar um orçamento de eventos eficiente é essencial para garantir que o evento aconteça dentro das expectativas da empresa. 

Um bom orçamento deve cobrir desde o aluguel do espaço até o catering, equipamentos de audiovisual, contratação de palestrantes e até as despesas com brindes para os participantes.

Ao definir o orçamento lembre-se de incluir uma margem para imprevistos. Contar com essa reserva financeira pode evitar surpresas durante o evento.

O que servir em um evento corporativo?

A alimentação é um ponto fundamental para o sucesso de um evento corporativo. O que servir vai depender do tipo de evento e do perfil dos participantes. Para eventos mais formais como convenções ou seminários, o ideal é optar por um catering com opções de pratos quentes e frios servidos de forma prática, como buffets ou coffee breaks. Já para eventos mais descontraídos como confraternizações de final de ano, um churrasco ou pratos mais informais podem ser bem-vindos.

Também é importante considerar restrições alimentares dos participantes oferecendo opções vegetarianas, veganas ou sem glúten para garantir que todos se sintam atendidos.

Dinâmicas: como engajar a equipe

Uma das principais formas de engajar os participantes de um evento corporativo é por meio de dinâmicas de grupo. Elas ajudam a quebrar o gelo, melhorar a comunicação e fortalecer o trabalho em equipe. 

Dependendo do seu objetivo você pode optar por dinâmicas de integração como jogos em grupo, ou até atividades mais focadas no desenvolvimento de habilidades específicas.

Por exemplo, workshops de liderança ou criatividade podem ser uma excelente maneira de agregar valor ao evento e, ao mesmo tempo, engajar os participantes.

Como engajar sua equipe durante o evento corporativo?

Engajar sua equipe durante o evento vai além das dinâmicas de grupo. Algumas dicas incluem:

• Interatividade: Utilize tecnologias interativas como aplicativos para eventos que permitam aos participantes interagir com o conteúdo e entre si.
• Atividades fora da programação oficial: organize momentos informais como happy hours ou almoços em grupo para criar um ambiente mais descontraído e aberto à interação.
• Comunicação constante: durante o evento use os canais de comunicação para manter todos informados sobre a agenda e estimular a participação nas atividades.

Como criar um convite eficiente para evento corporativo

O convite para evento corporativo é a porta de entrada para os participantes. Para que ele seja eficiente deve ser claro, objetivo e transmitir a importância do encontro. É importante incluir informações como data, horário, local, e, se necessário, um link para confirmação de presença (RSVP).

Além disso, certifique-se de que esteja alinhado com o tom do evento. 

Quais as melhores datas para um evento corporativo?

A escolha da data também é crucial para o sucesso de um evento corporativo. Evite datas próximas a feriados prolongados ou datas comemorativas como o Natal, pois os participantes podem já ter outros compromissos. 

Além disso, um período fora das férias pode garantir maior adesão. Verifique também a agenda do seu setor para evitar que coincida com outros eventos de grande porte que possam afetar a participação.

Pós-evento: balanço de resultados

Após o evento é fundamental realizar um balanço para medir os resultados. Isso pode ser feito através de pesquisas de satisfação, entrevistas com os participantes e análise dos objetivos atingidos, como aumento de vendas, engajamento da equipe ou fortalecimento da marca. 

Essa análise ajudará a identificar pontos de melhoria para eventos futuros e garantirá que os objetivos estratégicos sejam alcançados.

Gostou do conteúdo sobre evento corporativo?

Organizar um evento corporativo de sucesso envolve muitos detalhes, desde o planejamento inicial até o pós-evento. Ao seguir essas dicas e se atentar às necessidades dos participantes você estará no caminho certo para criar experiências memoráveis e agregar valor à sua empresa. 

Lembre-se de que a chave para o sucesso está no planejamento cuidadoso e na execução eficiente de cada etapa. Quer saber mais sobre como o São João oferece a combinação perfeita para seu próximo evento corporativo? Entre em contato agora mesmo! 
Acompanhe as nossas redes sociais Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok,  YouTube e acompanhe os nossos próximos conteúdos de blog e fique por dentro de todas as nossas novidades!