Organização de evento corporativo: guia prático

A organização de evento corporativo pode parecer uma tarefa desafiadora, mas com um planejamento bem estruturado é possível garantir o sucesso do evento e proporcionar uma experiência memorável aos participantes. 

Este guia prático oferece um passo a passo completo para planejar e executar um evento corporativo eficiente. Confira!

1. Primeiro passo: defina os objetivos

O primeiro passo é determinar o objetivo principal do evento. Ele servirá para:

• Lançar um produto?
• Reunir a equipe para uma confraternização?
• Treinamento ou dinâmica de grupo para engajar a equipe?

Ter clareza sobre os objetivos ajudará a orientar todas as decisões subsequentes como a escolha do local e do formato.

2. Segundo passo: estabeleça o orçamento

Definir um orçamento realista é essencial para evitar surpresas e gastos desnecessários. Inclua:

• Aluguel do centro de convenção ou local.
• Catering e o que servir em um evento corporativo (opte por opções variadas que atendam a diferentes preferências alimentares).
• Decoração, tecnologia e equipamentos.
• Marketing e comunicação.

Tenha uma margem de segurança para lidar com imprevistos.

3. Terceiro passo: escolha o local ideal

O local é um dos fatores mais importantes para o sucesso do evento. Considere:

• Capacidade e infraestrutura do centro de convenções.
• Localização de fácil acesso para os participantes.
• Disponibilidade de estacionamento e transporte público.

Certifique-se de visitar o local com antecedência para verificar se atende às necessidades do evento.

Resort Fazenda São João: o espaço que você procura

Se você procura um lugar único para realizar seu evento corporativo o Resort Fazenda São João é uma excelente opção. 

Localizado em um ambiente tranquilo e cercado pela natureza, o resort oferece uma infraestrutura completa para eventos corporativos e dinâmicas de grupo.

• Espaços versáteis: seja em salões fechados ou áreas externas o resort conta com ambientes ideais para diferentes tipos de atividades, desde reuniões formais até confraternizações descontraídas.
• Atividades personalizadas: além das dinâmicas de grupo você pode aproveitar as opções de lazer ao ar livre, complexo aquático e atividades recreativas que incentivam ainda mais a interação entre os participantes.
• Hospedagem e gastronomia: para eventos que se estendem por mais de um dia, o resort oferece acomodações confortáveis e um cardápio diversificado que agrada todos os gostos.

Com a combinação de estrutura e natureza, o Resort Fazenda São João é o local perfeito para promover integração corporativa em um cenário inesquecível. 

4. Quarto passo: crie um cronograma detalhado

Desenvolva um cronograma que inclua todas as etapas do planejamento, desde a contratação de fornecedores até a execução do evento. Algumas tarefas importantes incluem:

• Elaboração e envio do convite para evento corporativo.
• Contratação de palestrantes, bandas ou outros profissionais.
• Planejamento das dinâmicas de grupo.

5. Quinto passo: planeje a logística

Garanta que todos os aspectos logísticos estejam cobertos:

• Aluguel de equipamentos de áudio e vídeo.
• Organização do fluxo de pessoas dentro do local.
• Definição do layout dos espaços.

6. Sexto passo: divulgue e promova o evento

Utilize estratégias de marketing para garantir uma boa adesão:

• Crie uma página de inscrição online.
• Use redes sociais e e-mail marketing para divulgação.
• Envie lembretes próximos à data do evento.

Considere também a promoção por meio de parcerias estratégicas.

7. Sétimo passo: realize o evento

No dia do evento assegure-se de que todos os itens do cronograma estejam sendo cumpridos:

• Receba os convidados com cordialidade.
• Monitore os tempos de cada atividade para evitar atrasos.
• Resolva qualquer imprevisto com agilidade.

8. Oitavo passo: avalie os resultados

Após o evento é fundamental avaliar seu impacto:

• Envie uma pesquisa de satisfação aos participantes.
• Reúna a equipe para discutir o que funcionou bem e o que pode ser melhorado.
• Compare os resultados alcançados com os objetivos estabelecidos no início.

Erros que você deve evitar na organização de evento corporativo

1. Ignorar a importância da escolha da data: escolha as melhores datas para evento evitando feriados ou dias de alto tráfego na cidade.
2. Falta de comunicação: certifique-se de que todos os envolvidos estejam alinhados.
3. Orçamento mal planejado: reserve um valor para emergências.

Gostou do conteúdo sobre organização de evento corporativo?

Com esse guia você estará mais preparado para a organização de evento corporativo de sucesso que atenda às expectativas dos participantes e fortaleça a imagem da sua empresa. Siga essas dicas e garanta que seu evento seja um marco positivo!

Quer saber mais sobre como o São João oferece a combinação perfeita para seu próximo evento? Entre em contato agora mesmo! 
Acompanhe as nossas redes sociais Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok,  YouTube e acompanhe os nossos próximos conteúdos de blog e fique por dentro de todas as nossas novidades!